Politique de confidentialité
Ceci est une traduction : en cas de divergence, la version anglaise fait foi.
OnaPOS est un ensemble de services pour les restaurants et leurs clients, exploité par Finis Ventures LLC (« Ona », « nous »). Cette politique couvre :
- ce site web, onapos.com ;
- Ona Manager (le back-office dans le navigateur) et l’app OnaPOS (pour le personnel, sur téléphone, sur tablette et dans le navigateur) ;
- les services destinés aux clients que les restaurants proposent sur OnaPOS : pages de réservation, cartes et commande QR, et Ask Ona, notre assistant sur les cartes des restaurants et sur WhatsApp.
1. Qui est responsable de vos données
Le restaurant est responsable du traitement des informations que son personnel et ses clients saisissent dans OnaPOS : commandes, additions, activité des tables, réservations, notes sur les clients, relevés de pointage et comptes de son propre personnel. Nous agissons en tant que sous-traitant et ne traitons ces données que sur instruction du restaurant.
Nous sommes responsables du traitement pour :
- les données techniques limitées dont nous avons besoin pour faire fonctionner le service en toute sécurité, par exemple les journaux de connexion, les jetons de notification push des appareils et les journaux d’erreurs ;
- les messages que vous nous envoyez via ce site web ;
- vos conversations avec Ask Ona et les commandes que vous passez par son intermédiaire. Lorsque vous commandez via Ask Ona, nous transmettons les informations nécessaires à la préparation et à la livraison de votre commande au restaurant et au service de livraison, qui les traitent à cette fin.
Si vous travaillez dans un restaurant et souhaitez exercer un droit sur vos données, vous pouvez contacter votre employeur (le restaurant) ou nous contacter directement (section 10).
2. Ce que nous collectons
Les restaurants et leur personnel
| Donnée | Finalité |
|---|---|
| Compte du personnel : nom, e-mail professionnel, fonction, mot de passe haché de façon irréversible et code PIN à 4 chiffres haché | Vous connecter, verrouiller un appareil partagé entre plusieurs utilisateurs et enregistrer qui a fait quoi (qui a pris une commande, qui a clôturé une addition), comme l’exigent la traçabilité et la tenue des registres fiscaux. |
| Données d’exploitation que vous saisissez : additions, lignes de commande, couverts, remises et leur motif, mode de paiement (espèces, carte ou autre), annulations, heures de pointage à l’arrivée et au départ, selfies de pointage facultatifs | Gérer la salle et produire les rapports de ventes, de caisse et de personnel du restaurant. |
| Données fiscales : factures simplifiées numérotées | Exigées par la réglementation sur la facturation. Une correction est émise sous forme d’annulation suivie d’un nouveau document, jamais en réécrivant l’historique. |
| Jeton de notification push et langue de l’interface | Envoyer les alertes de salle au bon appareil, dans la bonne langue. |
| Journaux de diagnostic : horodatages, messages d’erreur, identifiants de requête | Assurer la fiabilité du service et analyser les incidents. |
Les clients
- Réservations : votre nom, vos coordonnées, le nombre de personnes, la date et l’heure, et toute note que vous ajoutez, partagés avec le restaurant auprès duquel vous réservez.
- Commandes : ce que vous commandez depuis la carte ou le QR code d’un restaurant, partagé avec ce restaurant.
- Ask Ona : votre numéro de téléphone, pour pouvoir échanger avec vous sur WhatsApp ; les adresses de livraison que vous nous indiquez ; les commandes que vous passez, ce que vous avez payé et quand ; vos messages avec Ona, conservés pour pouvoir vous aider et améliorer le service ; et des données techniques de base, comme les clics sur les liens que nous vous envoyons. Les conversations sur WhatsApp sont également soumises à la politique de confidentialité de WhatsApp.
Les numéros de téléphone des clients sont toujours masqués pour le personnel des restaurants : l’app OnaPOS et Ona Manager n’affichent jamais le numéro complet.
Les visiteurs de ce site web
- Les messages que vous nous envoyez via les formulaires de contact ou de liste d’attente : nom, restaurant, ville, e-mail et, de manière facultative, téléphone, caisse actuelle et votre message. Nous les utilisons uniquement pour vous répondre ou pour vous contacter au sujet de l’accès anticipé.
- Des statistiques d’utilisation anonymes : Vercel Web Analytics et Speed Insights comptent les pages vues et mesurent les performances sans cookies et sans vous identifier.
Ce que nous ne collectons pas
Aucun identifiant publicitaire, aucun suivi entre applications ou entre sites, aucun suivi de localisation et aucun numéro de carte bancaire. OnaPOS enregistre uniquement le mode de paiement (espèces, carte ou autre) ; les données de carte sont traitées par le terminal de paiement du restaurant.
3. Autorisations de l’appareil (app OnaPOS)
Chaque autorisation n’est demandée que lorsque vous utilisez pour la première fois la fonctionnalité qui en a besoin, et l’app fonctionne sans elles :
- Appareil photo : pour scanner les QR codes des tables et les codes-barres des produits, et pour les selfies de pointage facultatifs.
- Photothèque : pour joindre une image à un article de la carte, ou pour enregistrer l’image d’un ticket si vous choisissez d’en exporter un.
- Bluetooth : pour se connecter aux imprimantes de tickets, lecteurs de codes-barres et balances à proximité.
- Notifications : pour recevoir les alertes de salle.
4. Où vos données sont stockées
Chez Amazon Web Services, dans l’Union européenne (Irlande, eu-west-1). Les bases de données sont chiffrées au repos, et tout le trafic entre les apps et nos serveurs passe par TLS. Les mots de passe et les codes PIN sont stockés uniquement sous forme de hachages irréversibles salés.
5. Avec qui nous les partageons
Nous ne vendons pas de données personnelles et nous ne les partageons pas à des fins publicitaires. Nous faisons appel à un petit nombre de sous-traitants, strictement pour fournir le service :
| Prestataire | Finalité |
|---|---|
| Amazon Web Services | Hébergement, base de données et stockage de fichiers (UE) |
| Apple (APNs) | Notifications push vers les appareils du personnel |
| Vercel | Hébergement de ce site web et des versions navigateur des apps ; statistiques du site sans cookies |
| Brevo | Envoi des messages transmis via les formulaires de ce site web, et des e-mails transactionnels |
| Meta (WhatsApp) | Conversations avec Ask Ona sur WhatsApp |
| Prestataires de paiement | Paiement des commandes passées via Ask Ona. Nous ne stockons jamais les numéros de carte complets. |
| Restaurants et services de livraison | Pour les commandes Ask Ona : le restaurant reçoit la commande et le nom que vous avez indiqué ; le livreur reçoit votre adresse et votre numéro de téléphone, pour cette livraison uniquement |
Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi l’exige, par exemple à une administration fiscale en lien avec les données de facturation.
6. Durée de conservation
- Comptes du personnel : tant que le restaurant maintient le compte actif ; les comptes désactivés sont conservés tant qu’ils restent liés à des enregistrements qui doivent rester auditables.
- Données fiscales et comptables : pendant la durée exigée par la loi (en Espagne, actuellement jusqu’à 6 ans pour les factures). Elles ne peuvent pas être supprimées sur demande.
- Messages envoyés via ce site web : aussi longtemps que nécessaire pour vous répondre ou pour gérer la liste d’attente.
- Ask Ona : tant que vous l’utilisez, puis jusqu’à 12 mois après votre dernière commande, pour le support et les litiges. Les conversations sont conservées tant que nous en avons besoin pour vous aider, et vous pouvez nous demander à tout moment de supprimer les conversations antérieures.
- Jetons push : jusqu’à ce que vous vous déconnectiez, que vous désinstalliez l’app ou que le jeton devienne invalide.
- Journaux de diagnostic : une courte période glissante.
7. Vos droits
Dans l’UE et au Royaume-Uni, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les effacer, d’en limiter le traitement ou de vous opposer à celui-ci, et d’en recevoir une copie dans un format portable. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données.
Pour supprimer vos données, écrivez à contact@onapos.com depuis l’adresse e-mail concernée, ou demandez au restaurant de supprimer votre compte du personnel. Nous traitons les demandes sous 30 jours et confirmons lorsque c’est fait. Les factures déjà émises ne peuvent pas être effacées, car la législation fiscale espagnole nous oblige à les conserver ; dans ce cas, nous limitons le traitement de l’enregistrement au lieu de le supprimer et nous vous indiquons ce qui a été conservé et pourquoi.
8. Sécurité
Nous utilisons le chiffrement en transit et au repos, des contrôles d’accès sur nos outils internes et des revues régulières de qui peut voir quoi.
9. Enfants
OnaPOS est un outil professionnel, et ses services destinés aux clients ne s’adressent pas aux moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants. Si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué des informations, écrivez à contact@onapos.com et nous les supprimerons.
10. Contact
Questions, demandes ou réclamations concernant la confidentialité : contact@onapos.com. Nous répondons sous 30 jours.
11. Modifications
Si nous modifions cette politique, nous mettons à jour la date ci-dessus. En cas de modification importante, nous en informons les administrateurs des restaurants dans Ona Manager, et les utilisateurs d’Ask Ona sur WhatsApp ou par un avis clair sur cette page.